Aujourd’hui, se réunir est devenu de plus en plus facile grâce aux nouvelles technologies (réunion à distance). Il devient nécessaire de connaître les différents éléments pour préparer et organiser des réunions à distance, surtout avec la situation actuelle qui nous oblige à rester chez nous. Dans cet article on vous explique comment réussir ces temps professionnels indispensables.
Les nouveaux obstacles pour les indépendants
La crise sanitaire du Coronavirus dérange certaines activités. Ainsi, les professionnels indépendants souffrent des conséquences à différents niveaux :
- Les règles de distanciation sociale et les gestes barrièreinterdisent la tenue de réunions entre professionnels.
- L’arrêt d’une partie de l’économie crée une incertitude sur les commandes en cours et les projets futurs.
Pour ces deux raisons, le travail de certains indépendants devient moins efficace pendant le confinement. Les professionnels indépendants doivent donc apprendre à travailler autrement.
Les besoins de se réunir
Un indépendant peut avoir besoin de réunir ses partenaires pour :
- Commencer de nouvelles relations commerciales avec des clients. C’est-à-dire cibler leurs besoins et de mieux connaître leur secteur d’activité.
- Faire un état des lieux de l’avancement des projets avec les clients actuels. Même si les bilans peuvent se faire par mail, les réunions clarifient plus facilement certains points.
- Évaluer l’avancée des éventuels sous-traitants et prestataires externes. Ces réunions permettent aussi aux professionnels indépendants de s’assurer que les prestations soient conformes et livrées dans les délais impartis.
D’habitude, certains indépendants se réunissent avec leurs salariés pour distribuer les missions. En période de confinement, un indépendant employeur doit choisir entre le télétravail et le chômage partiel afin de garder un contact avec les salariés.
Réunions à distance : la question des moyens utilisés
Le professionnel indépendant doit répondre à plusieurs interrogations :
- Le choix du moyen numérique permettant de communiquer à distance. Il doit choisir une solution qui ne nécessite pas une connexion internet optimale et fonctionne normalement.
- La liste et le nombre de participants. Le format « à distance » des réunions ne favorise pas les dispositifs accueillant de nombreux participants. Il est alors nécessaire de privilégier les réunions en petit comité, quitte à multiplier les temps d’échange.
- L’ordre du jour et la liste des sujets à traiter.
La réalisation et la gestion de l’ordre du jour (réunion à distance)
Pour organiser une réunion, il est nécessaire de fixer l’ordre du jour, c’est-à-dire les points qui vont être évoqués dans cette réunion. Cela est très important car les réunions à distance comportent plusieurs contraintes :
- Il est plus difficile de distribuer la parole.
- Il est compliqué d’utiliser des supports visuels.
- La prise de parole de 2 participants ou plus crée rapidement de la cacophonie.
- L’attention des participants est plus difficile à capter.
Alors, pour réussir vos réunions à distance, vous devez définir les moindres détails afin d’éviter les moments de flottements.
Assurer la confidentialité des échanges dans une réunion à distance
Certains outils de visioconférence n’assuraient pas suffisamment la sécurité des données individuelles et professionnelles. Donc c’est la responsabilité du professionnel indépendant d’organiser une réunion à distance sécurisée. En effet, un accès trop large à ces réunions risque d’empêcher certains sujets de discussion et diminue leur efficacité puisque tous les sujets ne pourront pas être abordés.
Enfin, il convient d’éviter les phénomènes d’ingérence. En autre mot, faux profils qui récupèrent les données et les codes d’accès à certaines réunions à distance. Ces intrusions empêchent la poursuite de la réunion et font perdre un temps précieux au professionnel indépendant.
Réussir à assurer la continuité de son activité
Réussir ses réunions à distance est essentiel pour assurer la continuité de son activité. Pour ce fait, il faut faire la combinaison entre les bons outils, les bons conseils et la capacité à prendre la parole en public. C’est ce que fait ABC Portage. Elle accompagne les indépendants dans le développement de leur activité.
En résumé, un professionnel indépendant peut évaluer la réussite de ses rendez-vous commerciaux à l’aune de plusieurs questions fondamentales :
- Comment et par quels moyens ? Cette question permet de définir les outils de communication à distance que l’on va utiliser. Il est préférable d’avoir des solutions de repli en cas de dysfonctionnements.
- Qui et pour quels motifs ? Il ne s’agit pas d’organiser des réunions seulement pour discuter et échanger. Ces temps doivent apporter une plus-value précise par rapport aux mails et à une conversation par téléphone.
- Quand et quel suivi ? La date de la réunion doit convenir à tous. Il s’agit, en outre, de proposer un compte-rendu pour faciliter l’assimilation de toutes les informations.
